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读书笔记之《番茄工作法图解》

番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法,有张有弛,能够减轻时间焦虑、提升专注力和减少中断。

番茄工作法由弗朗西斯科•西里洛于1992年发明,名称源自于一枚形状像番茄的厨房定时器。

番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法,流程如下:

  1. 选择一项任务
  2. 设定番茄钟为25分钟,开始倒计时
  3. 专注工作,直到番茄钟响铃
  4. 短暂休息5分钟
  5. 每4个番茄钟后,阶段性休息15-30分钟

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整个流程的确比较简单,但不假思索就直接使用、缺乏对每日周期的理解、不会处理中断、不会调整和定制番茄钟时间长度的话,实施的效果可能会很差。

在《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》这本书中,包含了一系列的科学理论方法和最佳实践,有效地解决了上述问题,充满启发且行之有效。

文摘

0. 推荐序

频繁的中断、重复的活动、迫近的期限,常常使我们力不从心。而这些压力又是最害人的:它们带来更多的压力、更多的被迫行为、更多的难以为继,同时妨碍了我们自觉、专注、清醒地思考。结果是心智游走在过去未来之间,只为找某个人、某件事来顶罪,掩盖我们虚构中的无能。

我所发明的“番茄工作法”,意在让人们驻足、观察、醒悟,并在此过程中改进自我。时间不再是紧绷的弦,反而变成同盟战友,帮我们将100%的心智专注在当下,避免不必要的压力和负担。使用番茄工作法,你将学会微笑达成目标,做强者而无需逞强用力。

番茄工作法与Scrum、XP等敏捷工作法类似,但它更关注“微观”层面,相当于一个单人团队在执行25分钟的迭代。最大的区别在于,使用敏捷方法,生产率通常意味着在每个迭代完成了多少工作;而使用番茄工作法,生产率意味着每天完成了多少个番茄钟。要完成大量工作,重点不在完成工作上,而在于能否集中注意力!

番茄钟是个时间管理的好工具。拖拉的人用它,时间变的紧凑高效;勤奋的人用它,工作变得有张有弛。

你是否和我一样,工作时,不知不觉地走神去干别的事了。尤其是面对电脑时,坐在网络世界的某个节点上,很容易被外界大量的信息——精彩和垃圾的信息所吸引,于是东摸西摸一阵,其结果,别的事没办成,工作也耽误了。

番茄工作法是一套简单的工具和流程,其优点如下:

  • 减轻时间焦虑
  • 提升集中力和注意力,减少中断
  • 增强决策意识
  • 唤醒激励和持久激励
  • 巩固达成目标的决心
  • 完善预估流程,精确地保质保量
  • 改进工作学习流程
  • 强化决断力,快刀斩乱麻

1. 第1章:一次只做一件事

要想做到专注,你就得坚决抛开各种杂念。

我在公交车上读书的时间相对固定,活动单一,目标单一,成果却很惊人。你只要为自己的“小公交车”确定目的地,并设好闹钟,然后专注在工作上即可。

番茄工作法能帮你与时间化敌为友,不会再因为还有一小时、一天、一周、一个月的时限而充满焦虑,你要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃,25分钟结束,而任务还没完成,这并不代表失败。相反,这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。

别考虑任务有多复杂,重要的是开始、再开始。扭启番茄钟,半小时内你会有所斩获,并获得休息作为奖赏。

不要总想着要完成整件事你还得费多少功夫,而是想想要完成这一个番茄钟其实也没多久。先完成它,你就会得到回报。

番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。

番茄工作法,以25分钟的短期迭代为节奏,帮你建立可持续发展的步伐,休息时安心休息,工作时一心一意。

番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。

为了避免第二天犯同样的错误,番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。每天都学习,每天都进步。这样还有一个好处是,一开始你是按照书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,形成自己专属的一套方法。

总是把估计值当作承诺,无论是对自己或对同事,都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境,番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫,你也能花25分钟专注于该做的事。

完美主义,碍手碍脚。“等一等,还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进,开始一个番茄钟,不必惦记怎样才能做到“非常完美”。

2. 第2章:背景

番茄工作法是简单地让你顺应自己的天性去工作,因势利导,而不是与之对抗。

作息时间不规律的人往往更容易迷茫和焦虑。

同样,我也已经通过番茄工作法训练了大脑,一扭启番茄钟,就把注意力集中;一到番茄钟响铃,注意力就放松下来。就连咔哒作响的声音现在也能加强我的注意力。这些都是条件反射。

我需要休息,以获得新的能量。要让注意力处于最佳状态。

思维导图,是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具。

短暂的定期休息,能够促进融会贯通的能力。这就解释了,为何有些解决方案会在我午饭或一夜睡眠后冒出来!

吃一堑,长一智,应当更加频繁地提供反馈和接收反馈。

3. 第3章:方法

番茄工作者的一天具有以下5个阶段:

  • 计划:在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。
  • 跟踪:确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟)内,你要收集一些过程指标,比如计算遇到的终端次数。
  • 记录:在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。
  • 处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。
  • 可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯,在自我调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。

在每天开始时,进行计划;每天结束时,进行记录、处理和可视化;在两者之间,进行对25分钟周期循环的跟踪。

戴明循环的4步为:计划Plan-执行Do-评估Check-修正Act。番茄工作法是一套典型的PDCA流程。

“现在就做”是一个很好的原则,可以减少你“不得不做”的工作数量。

将最重要的活动排到第一位,并全力以赴去做,有一种脚踏实地的安全感,否则注意力会一直被这样的问题扰乱:“我现在真的在做最重要的事情嘛?”

我在心目中将“必须得做完”换成“从哪里开始”,将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。

“每日待办”表格是在时间段限定内的承诺。某件事你今天不打算做,就别把它填进去。

在一组类似项目的清单中,视觉上孤立出来的项目更容易被记住。“当下清单”并不是番茄工作法要求做的真是表格,只是我自己取的一个概念,指我在现在、此刻关注的事情。

冯•雷斯托夫效应的启发是可以通过突出重点的方法促进记忆。要借助这一效应来实现“当下清单”,我可以将此刻正在做的活动明确地写到一张纸条上,放在眼前。或者,要严格按照番茄工作法套用的话,我可以在今日待办表格上,用荧光笔标注当前活动,当活动完成后,再用黑色笔划掉它。

我休息的最低标准是,站起来,从我的办公椅走开,至少两步远。休息之后你要决定:是继续进行同一项活动,还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变,也可能只是因为上一项活动已经完成。

在每隔25分钟的常规休息之外,番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。我将4个番茄钟作为一组,所以每4个番茄钟后,我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15~30分钟的消遣。可以利用这段时间来清理办公桌,去一趟咖啡机那,或者到喜欢的社交网站转转。

番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作,接着进行5分钟的休息。休息时间做什么?方式很多,但主要目标是让大脑充电,并且对之前吸收的知识进行后台处理。

睡觉、溜达、喝水、看窗外。

理想的休息,应该是浅睡5分钟。我不确定5分钟时间可以真的睡着,但你可以训练自己真正地放松。

在计划阶段,你必须要设计出全天旅行的形成。这并不是说要禁止随机应变、修改计划。如果要进行计划日程表的修改,头脑应当处于全局观状态,而不是心流状态。还有一点,刚刚经过短暂休息的头脑可以更清楚地作出决策,胜过刚刚从埋头苦干的长期专注中走出来的时候。

无视休息,只会破坏承诺,丧失动力。尊重行程,有助于持久地实现高效率。

不要在番茄钟进行中切换到另一项活动。如果番茄钟进行一半,你当前的工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”。

1个番茄钟等于25分钟的努力。在番茄钟内,你就应当只关心这25分钟,而不是整个活动何时完成,这有助于你完成工作本身。番茄钟让你感到奖励就在眼前,而且与最终目标越来越接近。

4. 第4章:中断

电子邮件和电话很容易对付:把它们关掉。

避免先进后出和大计划先行。既接受改变,又专注于履行承诺的时间,并且周流不息。

番茄钟期间的中断有以下两种形式:

  • 第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
  • 第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。

要对付内部中断,最佳策略是可视化、接受,然后纳入计划或删除。

一旦番茄钟启动就必须走到响铃。

番茄钟具有原子性。不可分割。为什么不将几小段加起来算成一个番茄钟?因为这样就失去了达到节奏的目的,也就太容易屈服于中断的诱惑了。

番茄工作法的初学者经常会感到惊讶,自己实际在一天内完成不了几个番茄钟。想自己作弊,对内部中断睁一只眼闭一只眼是于事无补的。记录跟踪数据,就是为了进行自我改进和流程改进,而不是留到年底拿这些记录跟老板谈加薪。

外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画X,而你需要一个策略来减少中断。不过,值得再一次强调的是,别把番茄工作法当成拒绝同事的理由,它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

5. 第5章:预估

“今日待办”表格是每天的承诺。所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常一天之内能完成的。

我将预估番茄钟数写在“活动清单”表格每个条目的右边。当然是用铅笔,这样如果我稍后遇到新情况,想要调整预估值的话,数字还可以修改。

一个人的多次回答的平均值,要比单次猜测的结果来的正确。

假如一项活动预估超过7个番茄钟,说明它太复杂了。需要拆分这项活动。

如果一项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成,只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。稍后在选择活动填入“今日待办”表格时,可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起,将它们写在同一行,当作一个活动来对待。

一个番茄钟是25分钟的周期;多个番茄钟组成更大的每日周期;每天早晨进行计划,傍晚进行回顾;在一个番茄钟内,专心致志于单个活动。

通过测量每天的番茄钟数,你甚至可以不断对番茄钟数进行微调,来保持一个平均速度。

有两种极端的情况应当避免,一种是过剩,一种是萧条。出现过剩症状,是因为在“活动清单”表格里活动太多了。有些活动可能停留在那里很长时间,没有任何进展。这样一份陈年旧账只会扰乱军心,甚至引你误入歧途。萧条针状则相反,指“活动清单”表格里的活动清单很短,可能某天拿出来它甚至是空的。约束理论教你调节活动清单的大小,以避免过剩和萧条两种情况。

6. 第6章:应变

当你了解应用番茄工作法的常规方法之后,可能会有调整它的想法。很好。这就是收集跟踪数据、做每日回顾的目的。但是,请尝试坚持使用常规方法,至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历,以便确切知道哪里适合你,哪里不适合。

我自定了一个40分钟的番茄钟,以便处理每天早晨的事务型工作。

经过几个月的番茄工作法实践,我现在没有咔哒声反而不能集中精力了。我已经形成了一套专注的条件反射。

每一位番茄工作者都有自由去体验、改进,找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的时长,而且在某个固定长度至少要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度,只会破坏你的节奏。

每隔三个短休息就要有一个长休息,但不是强制性的,而是要根据你的角色和工作内容而定,包括工作场所和个人状态。正在解决复杂问题的人,可能需要休息较长时间。如果你今天感觉疲劳,也可以成为延长休息的理由。

记忆力是可以改善的。每次回想某件事情时,都会使得头脑记忆中对这部分的阻力减少。就像在丛林中清除障碍、开辟道路的过程。

番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。

番茄工作法是守则。番茄工作法让我们把重点放在执行上。这可能意味着我们要忽视系统思考和整体性。这就是为什么将类似敏捷开发、GTD(Getting Things Done)之类的流程纳入番茄工作法好处多多。

7. 第7章:团队

节奏是番茄工作法的重要一环。如果没准备好,我不会扭启番茄钟。授权番茄钟开始,大声问:“准备好了吗?”然后等待搭档的积极响应。

为了促进团队内部沟通,队友之间请教问题可以不计入外部中断。这就相当于在每个番茄钟内允许做两项活动:

  • 从今日待办表格上选取的活动
  • 与工作有关的团队内部沟通

这样的协定带来额外的责任。如果你想在同事的番茄钟咔嗒作响时与他沟通,要先想好,是否确实着急要答案。如果不急,则可以使用异步通信通道,例如发一封电子邮件或递一张纸条。

总结

正如作者在书中所说:

戴明循环的4步为:计划Plan-执行Do-评估Check-修正Act。番茄工作法是一套典型的PDCA流程。

番茄工作法让我们把重点放在执行上。这可能意味着我们要忽视系统思考和整体性。这就是为什么将类似敏捷开发、GTD(Getting Things Done)之类的流程纳入番茄工作法好处多多。

一个番茄钟是25分钟的周期;多个番茄钟组成更大的每日周期;每天早晨进行计划,傍晚进行回顾;在一个番茄钟内,专心致志于单个活动。

作者在书中绘制了番茄工作法的每日周期,整个流程如下:

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我将每日周期进一步按照PDCA流程归纳分解后,思维导图如下:

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思考

通过本书的学习,我了解到了番茄工作法的25/5/15常规时间管理方法,理解了作者设计每日周期的科学理论依据,学会了如何处理中断和定制属于自己的个人流程。

我在每天早晨进行计划,傍晚进行回顾。在一个番茄钟内,专心致志于单个活动。在面对各种任务时,我不再感到焦虑。这些任务都成了一个个由番茄钟所组成的活动。在每个常规的25+5的30分钟内,在每个事务型的50+10的1个小时内,只专注一件事情,减少了时间的荒废,极大地提高了工作的效率,体会到了意想不到的成就感,完成了超出自己预期的工作量,巩固了达成目标的决心。